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Solamente si usa el email en un entorno familiar puede omitir su firma.
Pero si usa email en un ambiente empresarial no puede, no debe firmar como si le escribiera a su hermano, a su primo o a u amigo. Me refiero a algo como esto:
- Un nombre de Remitente casi anónimo: Juan qué?
- Un Asunto sin referencia específica, sin número.
- Un mensaje que no invita a la acción.
- Una firma sin datos de contacto es igual que nada: Si tu prospecto abre de nuevo el email para buscar tus datos porque quiere llamarte, pero no encuentra teléfono, ni chat, Skype ni nada es muy probable que busque a alguien que se tome en serio esto del Email Corporativo.
Consejo y buenas prácticas en el uso del email en entornos empresariales
En esta muestra por lo menos me entero del nombre del remitente.
- Remitente: Debes escribir tu nombre completo, o el cargo que ocupas dentro de tu Compañía.
- Asunto: Usa la referencia concreta.
- Saludo: Saluda, siempre saluda.
- Mensaje: Al grano. Uno o dos párrafos son suficientes. Si hay mucho detalle, seguramente vendrán en un documento adjunto.
- La firma y datos de pie de firma: Es la razón que me motivo a escribir este post. No debería gastar tiempo sugiriendo lo que parece obvio, pero SI: Hay personas en contextos empresariales que no tienen ni la mínima decencia en el uso del email en un contexto profesional.
No confundamos la confianza con la informalidad, podemos tener mucha confianza con nuestros clientes y proveedores, pero eso no nos exime del formalismo y seriedad que debemos tener en nuestra cotidianidad empresarial.
